Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zum Ausstellen folgt in Stufen bis 2028. Für eine Beratung oder einen IT-Dienstleister heißt das: Die Rechnung, die heute als PDF per E-Mail rausgeht, muss bald in einem strukturierten Format ankommen, das die Buchhaltung des Kunden ohne Abtippen einlesen kann. Dieser Leitfaden zeigt, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten und wie Sie eine E-Rechnung erstellen, die beim Kunden nicht zurückkommt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931: Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie sie maschinenlesbar beschrieben werden.
Ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Scan sind dagegen keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Sie zählen als „sonstige elektronische Rechnung“ und sind nur noch während der Übergangsfristen erlaubt.
Welche Fristen gelten?
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und sonstige elektronische Rechnungen (etwa PDF) dürfen weiter ausgestellt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Im inländischen B2B-Geschäft müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Der Unterschied liegt darin, was der Empfänger sieht:
- XRechnung ist reines XML. Ein Mensch braucht einen Viewer, um sie zu lesen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist sie der Standard.
- ZUGFeRD ist ein PDF, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Kunde sieht eine gewohnte Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ab dem Profil EN 16931; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
Für Beratungen, deren Kunden Unternehmen sind, ist ZUGFeRD oft der einfachste Weg: Das Dokument sieht aus wie bisher, erfüllt aber die neue Pflicht.
Schritt für Schritt erklären es die Beiträge XRechnung erstellen (mit Leitweg-ID für Behörden) und ZUGFeRD-Rechnung erstellen (mit allen Profilen).
E-Rechnung erstellen in fünf Schritten
- Stammdaten vollständig pflegen. Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer und Bankverbindung, für Sie und für den Kunden. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten weiter, sie stehen jetzt nur strukturiert in der Datei.
- Leistung und Leistungszeitraum festhalten. Führen Sie die abrechenbaren Stunden des Zeitraums zusammen, am besten als freigegebenen Stundenzettel. Dann stimmen Menge, Einheit und Einzelpreis.
- Bestellnummer und Zahlungsbedingungen angeben. Viele Kunden buchen nur Rechnungen mit ihrer Bestellnummer. Fälligkeit und Skonto-Bedingungen gehören ebenfalls in die Rechnung. Was Skonto kostet und spart, rechnet der Skonto-Rechner aus.
- Im strukturierten Format ausgeben. XRechnung oder ZUGFeRD mit Profil EN 16931, nicht ein PDF aus der Textverarbeitung.
- Vor dem Versand prüfen. Eine Validierung gegen die Regeln der EN 16931 zeigt fehlende oder falsche Angaben, bevor der Kunde die Rechnung ablehnt.
Die typischen Fehler
- Ein PDF aus Word oder Excel verschicken und es E-Rechnung nennen.
- Fehlende Käuferangaben, etwa die Anschrift oder die USt-IdNr. des Kunden.
- Umsatzsteuer ohne Begründung auf null setzen. Bei Reverse Charge oder Leistungen ins Ausland braucht die Zeile den passenden Befreiungsgrund.
- Stunden von Hand übertragen. Jede Abschrift zwischen Zeiterfassung und Rechnung ist eine Fehlerquelle.
Von der Zeiterfassung zur E-Rechnung mit Consulting Cockpit
Für Beratungen entsteht die Rechnung aus den erfassten Stunden. In Consulting Cockpit werden die abrechenbaren Stunden eines Kunden zu einem Stundenzettel zusammengeführt und gesperrt, sobald er abgerechnet ist. Ein Klick erzeugt daraus den Rechnungsentwurf mit Bestellnummer, Leistungszeitraum und den Stammdaten beider Seiten.
Die fertige Rechnung ist eine E-Rechnung nach EN 16931: ein PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931, das vor dem Abschließen geprüft wird. Eine Nullsteuer-Zeile trägt ihren Befreiungsgrund, etwa Reverse Charge. Skonto-Bedingungen, die Sie einmal im Rahmenvertrag hinterlegen, stehen mit Frist und reduziertem Betrag auf jeder Rechnung.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF gilt nur noch in der Übergangszeit als sonstige elektronische Rechnung.
2. Ab wann muss ich E-Rechnungen erstellen?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027; ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Pflicht.
3. XRechnung oder ZUGFeRD: was ist besser?
Beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist reines XML und bei Behörden üblich. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen lesen und Buchhaltungsprogramme einlesen können; ab Profil EN 16931 gilt es als E-Rechnung.
4. Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
5. Kann ich Skonto in der E-Rechnung angeben?
Ja. Skonto-Bedingungen wie „2 % bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen“ gehören in die Zahlungsbedingungen der Rechnung und werden in der E-Rechnung mit übertragen.