Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei eingebettet sind. Menschen lesen das PDF wie eine normale Rechnung, Buchhaltungsprogramme lesen die XML-Daten automatisch ein. Ab Version 2.0.1 und mit dem richtigen Profil gilt eine ZUGFeRD-Rechnung in Deutschland als E-Rechnung. Dieser Beitrag zeigt, welches Profil Sie brauchen, welche Angaben hinein müssen und wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen und prüfen.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format ist ein Hybrid aus zwei Teilen in einer Datei:
- ein PDF/A-3, eine Form des PDF für die Langzeitarchivierung, die andere Dateien in sich tragen darf
- eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten nach der europäischen Norm EN 16931, eingebettet in dieses PDF
Seit Version 2 entspricht ZUGFeRD technisch dem französischen Format Factur-X. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung. Die Buchhaltung des Kunden liest die eingebetteten Daten aus, ohne etwas abzutippen. Maßgeblich für die Rechnung sind die Daten in der XML-Datei.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die XML-Datei enthält. Nicht jedes Profil gilt als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes:
| Profil | E-Rechnung? | Was drinsteht |
|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nur Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Datum und Summen |
| BASIC WL | nein | Kopfdaten ohne einzelne Positionen („without lines“) |
| BASIC | ja | Kopfdaten und Positionen, ein Teil der EN 16931 |
| EN 16931 (früher COMFORT) | ja | alle Angaben der Norm EN 16931 |
| EXTENDED | ja | EN 16931 plus zusätzliche Felder für komplexe Fälle |
| XRECHNUNG | ja | XML nach den Regeln der deutschen XRechnung, im PDF |
Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 festgehalten, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung gilt, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Für die meisten Beratungen und Dienstleister ist EN 16931 das passende Profil: Es enthält alle Angaben der Norm, und praktisch jede Buchhaltungssoftware kann es lesen.
Wann brauchen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter ausgestellt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Im inländischen B2B-Geschäft müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. |
ZUGFeRD ist eine von mehreren Möglichkeiten, diese Pflicht zu erfüllen, und im Geschäft mit Unternehmen oft die bequemste. Rechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Alle Fristen und Ausnahmen erklärt der Leitfaden E-Rechnung erstellen.
Rechnen Sie mit Behörden ab, verlangen diese in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ob ein Eingangsportal auch ZUGFeRD annimmt, ist von Portal zu Portal verschieden.
Welche Angaben muss eine ZUGFeRD-Rechnung enthalten?
Es gelten die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, jetzt zusätzlich als Daten in der XML-Datei:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Menge der Leistung und der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Grund für die Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Skonto
Für eine reibungslose Verarbeitung beim Kunden gehören außerdem hinein:
- die Bestellnummer, wenn der Kunde eine vergeben hat
- Zahlungsangaben wie IBAN und Fälligkeitsdatum
- die Zahlungsbedingungen, zum Beispiel „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen“; was das kostet und spart, rechnet der Skonto-Rechner aus
- eine Ansprechperson mit E-Mail-Adresse für Rückfragen
Welche Wege gibt es, eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?
- Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Viele Programme erzeugen ZUGFeRD direkt. Achten Sie darauf, dass die Software Version 2.0.1 oder neuer und das Profil EN 16931 unterstützt.
- Software, die schon Ihre Leistungen kennt. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, entsteht die Rechnung am besten dort, wo die Stunden erfasst sind. Dann stimmen Mengen und Preise ohne Abschrift.
- Kostenlose Programme und Online-Werkzeuge. Es gibt freie Werkzeuge, die aus Ihren Eingaben eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen. Für gelegentliche Rechnungen kann das reichen; prüfen Sie das Ergebnis immer.
Ein PDF aus Word, Excel oder einer Vorlage ist keine ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn es gleich aussieht. Das gilt auch für die kostenlose Rechnungsvorlage für Berater (Englisch): Sie liefert ein PDF zum Lesen, keine E-Rechnung.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen in fünf Schritten
- Software mit ZUGFeRD-Export wählen. Version 2.0.1 oder neuer.
- Profil EN 16931 einstellen. Nicht MINIMUM oder BASIC WL, auch wenn die Software sie anbietet.
- Stammdaten und Rechnungsdaten erfassen. Anschrift und Steuernummer beider Seiten, Bestellnummer, Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Leistungszeitraum, Steuersatz und Zahlungsbedingungen. Bei Reverse Charge oder Leistungen ins Ausland die Steuer auf null setzen und den Befreiungsgrund angeben.
- Datei prüfen. Mit einem Validator (siehe unten). Erst eine fehlerfreie Datei verschicken.
- Versenden und aufbewahren. Schicken Sie das PDF als Ganzes, per E-Mail oder über das Portal des Kunden. Bewahren Sie die Datei im Original auf; ein Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF ohne XML reicht nicht.
Wie prüfen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen, also prüfen Sie beide:
- Die XML-Datei gegen die Regeln der EN 16931. Dafür gibt es kostenlose Validatoren, darunter das Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
- Das PDF darauf, ob es ein gültiges PDF/A-3 ist und die XML-Datei richtig eingebettet ist. Das übernehmen Validatoren speziell für ZUGFeRD und Factur-X.
Viele Rechnungsprogramme prüfen beim Erstellen selbst. Eine Datei, die im Validator durchfällt, lehnt die Buchhaltung Ihres Kunden unter Umständen ab, oder sie liest falsche Werte ein.
Die typischen Fehler
- Falsches Profil. MINIMUM oder BASIC WL sind keine E-Rechnung, auch wenn im PDF eine XML-Datei steckt.
- PDF und XML weichen ab. Wird das PDF nachträglich geändert, stimmt es nicht mehr mit den Daten überein. Maßgeblich ist die XML-Datei.
- Umsatzsteuer ohne Begründung auf null. Bei Reverse Charge braucht die Position den passenden Befreiungsgrund.
- Die Datei geht unterwegs kaputt. Manche Programme speichern PDFs neu und entfernen dabei die eingebettete XML-Datei. Schicken Sie die Originaldatei.
- Bestellnummer fehlt. Viele Kunden buchen nur Rechnungen mit ihrer Bestellnummer und schicken den Rest zurück.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Sie unterscheiden sich darin, was der Empfänger bekommt:
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Form | PDF mit eingebetteter XML-Datei | reine XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | ja, wie eine normale Rechnung | nur mit Viewer |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Unternehmen | Rechnungen an Behörden |
| Gilt als E-Rechnung im B2B | ab Profil BASIC, empfohlen EN 16931 | ja |
Rechnen Sie mit Unternehmen ab, ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist der einfachste Weg: Ihr Kunde sieht weiter eine gewohnte Rechnung. Für Behörden lesen Sie den Beitrag XRechnung erstellen.
ZUGFeRD-Rechnungen aus erfassten Stunden mit Consulting Cockpit
Für Beratungen und IT-Dienstleister entsteht die Rechnung aus den erfassten Stunden. In Consulting Cockpit werden die abrechenbaren Stunden eines Kunden zu einem Stundenzettel (Englisch) zusammengeführt. Daraus entsteht der Rechnungsentwurf mit Bestellnummer, Leistungszeitraum und den Stammdaten beider Seiten.
Die fertige Rechnung ist eine E-Rechnung nach EN 16931 (Englisch): ein PDF/A mit eingebettetem ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931. Vor dem Abschließen prüft Consulting Cockpit die Datei gegen die Regeln der Norm und nennt fehlende Angaben. Bei Kunden in einem anderen EU-Land mit USt-IdNr. setzt Consulting Cockpit Reverse Charge mit dem passenden Befreiungsgrund, und Skonto-Bedingungen (Englisch) aus dem Rahmenvertrag stehen als Zahlungsbedingung in der Datei.
Was Consulting Cockpit nicht kann: eine reine XRechnung erzeugen oder eine Leitweg-ID für Behörden hinterlegen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen Sie derzeit einen anderen Weg.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
Für Rechnungen an Unternehmen ist das Profil EN 16931 (früher COMFORT) die sichere Wahl. MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.
2. Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Ja, ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 und mit einem Profil, das die Norm EN 16931 erfüllt: BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG. Ein ZUGFeRD 1.0 oder die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
3. Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Praktisch keiner. ZUGFeRD 2 und das französische Factur-X beschreiben dasselbe Format; die Profile heißen gleich oder sehr ähnlich.
4. Was gilt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?
Maßgeblich sind die Daten in der XML-Datei. Deshalb sollten PDF und XML aus denselben Daten entstehen und nie getrennt bearbeitet werden.
5. Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde schicken?
Das hängt vom Eingangsportal der Behörde ab. Viele verlangen eine XRechnung mit Leitweg-ID; klären Sie das vorab oder schicken Sie im Zweifel eine reine XRechnung.
6. Kann ich mit Consulting Cockpit ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?
Ja. Consulting Cockpit erzeugt aus erfassten Stunden eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 und prüft sie vor dem Abschließen. Eine reine XRechnung und die Leitweg-ID für Behörden gibt es dort derzeit nicht.