Eine XRechnung ist eine Rechnung als reine XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung, einer Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen sie für elektronische Rechnungen, und auch Unternehmen können sie als E-Rechnung empfangen. Dieser Beitrag zeigt, wann Sie eine XRechnung brauchen, welche Angaben hinein müssen und wie Sie eine XRechnung erstellen, prüfen und versenden.

Was ist eine XRechnung?

Die EN 16931 legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung in Europa enthält. Jedes Land darf diese Norm für seine Zwecke genauer fassen; so eine Ausprägung heißt CIUS (Core Invoice Usage Specification). Die XRechnung ist die deutsche CIUS. Sie ergänzt die Norm um eigene Regeln, zum Beispiel Pflichtfelder für die Käuferreferenz und für die Kontaktdaten des Verkäufers.

Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei in einer von zwei Schreibweisen (Syntaxen): UBL oder UN/CEFACT CII. Welche Sie nutzen, entscheidet in der Regel Ihre Software. Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die regelmäßig neue Versionen veröffentlicht.

Anders als bei einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es kein Bild der Rechnung. Wer die Datei öffnet, sieht Daten, keine gestaltete Seite. Zum Lesen braucht man einen Viewer.

Wann brauchen Sie eine XRechnung?

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Bundesbehörden verlangen seit dem 27. November 2020 grundsätzlich elektronische Rechnungen, und die Länder und viele Kommunen haben eigene Regeln mit ähnlichem Ziel. Gefordert ist in der Regel die XRechnung. Was genau gilt, steht im Auftrag oder in den Vertragsunterlagen.

Rechnungen an Unternehmen (B2B). Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen:

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
bis 31. Dezember 2026	Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter ausgestellt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
ab 1. Januar 2028	Im inländischen B2B-Geschäft müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Im B2B-Geschäft muss es aber nicht die XRechnung sein. Jedes Format nach EN 16931 zählt, auch ZUGFeRD ab dem passenden Profil. Einen Überblick über alle Fristen und Ausnahmen gibt der Leitfaden E-Rechnung erstellen.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Adresse für Rechnungen an Behörden. Sie sagt dem Eingangsportal, an welche Stelle die Rechnung gehen soll, zum Beispiel an ein bestimmtes Referat eines Ministeriums. Sie besteht aus bis zu drei durch Bindestriche getrennten Teilen und endet mit einer zweistelligen Prüfziffer.

• Woher bekommen Sie sie? Vom Auftraggeber. Sie steht meist in der Bestellung oder im Vertrag. Fehlt sie, fragen Sie nach, bevor Sie die Rechnung schicken.
• Wo gehört sie hin? In das Feld Käuferreferenz. Ohne gültige Leitweg-ID lehnt das Portal die Rechnung in der Regel ab.
• Und bei Unternehmen? Die Käuferreferenz ist in der XRechnung immer Pflicht. Bei Unternehmen steht dort eine Referenz, die Ihr Kunde vorgibt. Fragen Sie danach.

Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?

Zuerst gelten die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der Leistung und der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Grund für die Steuerbefreiung
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Skonto

Die XRechnung verlangt zusätzlich unter anderem:

• die Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID)
• Kontaktdaten des Verkäufers: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Ansprechperson
• eine elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer, meist eine E-Mail-Adresse
• Zahlungsangaben, bei Überweisung die IBAN
• die Bestellnummer, wenn der Kunde eine vergeben hat; viele Kunden buchen nur Rechnungen mit ihrer Bestellnummer

Skonto-Bedingungen stehen in den Zahlungsbedingungen. Was ein Skonto kostet und spart, rechnet der Skonto-Rechner aus.

Welche Wege gibt es, eine XRechnung zu erstellen?

• Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Viele Programme exportieren Rechnungen als XRechnung. Das lohnt sich, wenn Sie regelmäßig an Behörden abrechnen: Stammdaten und Leitweg-ID pflegen Sie einmal.
• Weberfassung im Rechnungsportal. Die Eingangsportale des Bundes, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), bieten nach einer Registrierung ein Webformular. Sie tippen die Rechnung dort ein und reichen sie direkt ein, ohne eigene Rechnungssoftware. Für einzelne Rechnungen an Bundesbehörden ist das oft der einfachste Weg. Welches Portal zuständig ist, steht in der Regel im Auftrag; Länder und Kommunen haben teils eigene Portale.
• Kostenlose Erfassungsprogramme. Es gibt freie Programme und Online-Formulare, die eine XRechnung aus Ihren Eingaben erzeugen. Achten Sie darauf, dass sie die aktuelle XRechnung-Version unterstützen.

Word, Excel und eine PDF-Vorlage erzeugen keine XRechnung. Auch die kostenlose Rechnungsvorlage für Berater (Englisch) liefert ein PDF zum Lesen, keine E-Rechnung.

XRechnung erstellen in sechs Schritten

1. Weg wählen. Software, Weberfassung im Portal oder Erfassungsprogramm, je nachdem, wie oft Sie XRechnungen schreiben.
2. Stammdaten pflegen. Ihre Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und eine Ansprechperson mit Telefon und E-Mail. Dieselben Angaben für den Kunden.
3. Käuferreferenz eintragen. Bei Behörden die Leitweg-ID, bei Unternehmen die Referenz des Kunden. Dazu die Bestellnummer, falls vorhanden.
4. Leistung und Beträge erfassen. Je Position Leistung, Menge, Einheit und Einzelpreis, dazu Leistungszeitraum, Steuersatz, Fälligkeit und gegebenenfalls Skonto. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, übernehmen Sie die Mengen aus einem freigegebenen Stundenzettel statt sie abzutippen.
5. Prüfen. Lassen Sie die Datei von einem Validator prüfen (siehe unten). Beheben Sie jeden Fehler und prüfen Sie erneut.
6. Versenden. Bei Behörden laden Sie die Datei im Eingangsportal hoch oder schicken sie über Peppol, ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Bei Unternehmen reicht meist eine E-Mail. Bewahren Sie die XML-Datei im Original auf; sie ist die Rechnung.

Wie prüfen Sie eine XRechnung?

Eine XRechnung ist nur dann gültig, wenn sie alle Regeln der EN 16931 und der XRechnung erfüllt. Das prüft ein Validator. Die KoSIT stellt dafür ein kostenloses Prüfwerkzeug mit der passenden Konfiguration für die XRechnung bereit. Viele Rechnungsprogramme und die Portale des Bundes prüfen beim Erstellen oder beim Hochladen mit.

Der Validator meldet Fehler mit einer Regelnummer, etwa BR-DE-15 für eine fehlende Käuferreferenz. Die Nummer hilft beim Nachschlagen. Eine geprüfte Datei zeigt ein Viewer anschließend als lesbare Rechnung an; so sehen Sie auch, was Ihr Kunde sieht.

Die typischen Fehler

• Leitweg-ID fehlt oder ist falsch. Das Portal kann die Rechnung keiner Stelle zuordnen und lehnt sie ab.
• Kontaktdaten des Verkäufers fehlen. Name, Telefon und E-Mail sind in der XRechnung Pflicht, auf einer PDF-Rechnung aber oft nicht angegeben.
• Umsatzsteuer ohne Begründung auf null. Bei Reverse Charge oder Leistungen ins Ausland braucht die Position den passenden Befreiungsgrund.
• Summen stimmen nicht. Rundungsfehler zwischen Positionen und Gesamtbetrag fallen im Validator auf, nicht beim Blick auf die Zahlen.
• Ein PDF statt der XML-Datei schicken. Ein PDF ist keine XRechnung, auch nicht, wenn es so heißt.
• Veraltete Version. Portale nehmen nach einer Übergangszeit nur noch aktuelle Versionen der XRechnung an.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die EN 16931. Der Unterschied liegt in der Form:

	XRechnung	ZUGFeRD
Form	reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	ja, wie eine normale Rechnung
Typischer Einsatz	Rechnungen an Behörden	Rechnungen an Unternehmen
Leitweg-ID	Pflicht bei Behörden	möglich; ob eine Behörde ZUGFeRD annimmt, entscheidet ihr Portal
Gilt als E-Rechnung im B2B	ja	ab Profil BASIC, empfohlen EN 16931

Für Behörden ist die XRechnung der sichere Weg. Für Unternehmen ist ZUGFeRD oft bequemer, weil Ihr Kunde weiter eine gewohnte Rechnung sieht. Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen und welches Profil Sie brauchen, zeigt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Was Consulting Cockpit dabei leistet und was nicht

Consulting Cockpit erstellt keine reine XRechnung, und eine Leitweg-ID lässt sich dort derzeit nicht hinterlegen. Für Rechnungen an Behörden nutzen Sie deshalb einen anderen Weg, zum Beispiel die Weberfassung im Portal des Auftraggebers.

Für Rechnungen an Unternehmen erzeugt Consulting Cockpit eine E-Rechnung nach EN 16931 (Englisch): ein PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931. Die abrechenbaren Stunden eines Kunden werden zu einem Stundenzettel zusammengeführt, daraus entsteht der Rechnungsentwurf mit Bestellnummer, Leistungszeitraum und den Stammdaten beider Seiten. Vor dem Abschließen prüft Consulting Cockpit die E-Rechnung gegen die Regeln der Norm und nennt fehlende Angaben. Eine Nullsteuer-Position trägt ihren Befreiungsgrund, etwa Reverse Charge, und Skonto-Bedingungen stehen als Zahlungsbedingung in der Datei.